Embaucher son premier salarié : nos tips pour réaliser un sans-faute ! (partie 2)

La première embauche constitue un cap. Cette aventure est aussi excitante qu’elle est stressante. En effet, elle représente un défi majeur qui conditionne directement le succès de l'entreprise. Dans la première partie de l’article, nous vous avons donné les clés pour poser le cadre du futur recrutement et listé les étapes clés de ce processus. Dans cette deuxième et dernière partie nous vous proposons de parcourir ensemble les formalités légales et administratives liées à cette embauche.

Tip 3 ► N’oubliez aucune formalité administrative

 

Vous avez enfin dégoté la perle rare, félicitations ! Cependant, le processus d’embauche ne s’arrête pas là. Comme vous vous en doutez, vous allez être confronté à un certain nombre de démarches avant, pendant et après le recrutement, certaines obligatoires et donc à ne surtout pas négliger :

  • Immatriculation en tant qu’employeur1 auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS), à faire avant l’engagement du personnel.
  • Affiliation de votre entreprise auprès d’un service de santé2 qui a pour principale mission de conseiller ou d’assister l’employeur dans ses démarches liées à la santé, l’ergonomie, l’hygiène et la sécurité au travail. Les principaux services connus sont les trois suivants: Service de Santé au Travail Multisectoriel3, Association pour la Santé au travail des secteurs tertiaire et financier4 ou Service de Santé au Travail de l’Industrie5
  • Demande d’une aide financière à l’embauche ou au maintien de l’emploi auprès de l’ADEM. Trois aides principales peuvent être considérées : créer un emploi pour demandeur d’emploi longue durée6, embaucher un chômeur âgé7 et embaucher un jeune8.
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  • Visite médicale9 du nouveau salarié à faire auprès d’un médecin du travail du service de santé auquel l’employeur est affilié afin de déterminer si le candidat est apte au poste envisagé ou non. Cette visite médicale est obligatoire quel que soit le poste de travail envisagé et à effectuer dans les 2 mois suivant l’embauche. La visite est organisée par l’employeur.
  • Affiliation du salarié à la sécurité sociale via une déclaration d’entrée au CCSS10, dans un délai de 8 jours suivant l’engagement.
  • Mise en place d’un registre des congés légaux qui comprennent les congés ordinaires et les congés extraordinaires11. Ce registre doit être à jour à tout moment car il peut être soumis au contrôle de l’Inspection du travail et des mines (ITM) et peut servir de preuve en cas de contestation par un salarié. Il est même conseillé d’enregistrer toutes les « absences » de son salarié dans ce registre (congés, maladie, télétravail, formations, etc.).
  • Conformité aux exigences par rapport au télétravail. En effet, le télétravail suppose un accord préalable entre l'employeur et le salarié pour adopter cette forme de prestation de travail. Ainsi le régime de télétravail peut être déterminé dans le descriptif initial du poste du salarié, c'est-à-dire, avoir été négocié lors de la conclusion du contrat de travail avec le salarié ou dans un avenant écrit au contrat de travail à conclure d'un commun accord entre l'employeur et le salarié.
  • Choix d’un prestataire de services pour l’établissement des salaires et des déclarations CCSS mensuelles: les formalités liées à la première embauche d’un salarié puis le suivi de la paie constituent un travail administratif important et complexe. Dans un premier temps, il est préférable (mais pas obligatoire !) de déléguer la gestion de la paie à un comptable ou une fiduciaire. Cela sécurise l’entreprise, la tâche sera confiée à un professionnel qui dispose de tous les outils nécessaires pour s’en charger.
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  • Etablissement d’un contrat de travail, à durée indéterminée ou déterminée, qui doit être constaté par écrit pour chaque salarié individuellement au plus tard au moment de l’entrée en service du salarié. Ce contrat détaillera la nature de la relation de travail et ses modalités. Les mentions obligatoires sont édictées par le Code du Travail12 (art. L 121-4). Plus d’infos ici13.
  • Mise en place de la gestion de la paie : outre un salaire net qui est calculé et payé normalement mensuellement au salarié, l’entreprise doit déclarer ces salaires et payer à fréquence régulière des charges sociales et des impôts. Un logiciel spécialisé est souvent nécessaire pour réaliser ces démarches en bonne et due forme et dans les délais impartis.
  • Exécution des avantages extra-salariaux: si le contrat de travail prévoit des avantages comme des chèques-repas, une voiture de fonction, des assurances spéciales, etc., n’oubliez pas non plus de faire le nécessaire à cet effet en prenant contact avec les prestataires de services de votre choix. L’engagement de personnel pourrait aussi potentiellement avoir un impact sur les assurances (responsabilité civile, locataire, etc.) auquel vous avez déjà souscrites, n’oubliez pas d’en toucher un mot à votre courtier/assureur.

Si vous êtes arrivé au bout de la lecture de cet article, vous aurez compris que le recrutement de son premier employé n’est pas une mince affaire. Cependant, la relation entre vous, employeur, et votre employé ne s’arrête pas là. En effet, une fois l’employé intégré au sein de l’entreprise, il est primordial d’évaluer régulièrement cette relation et les performances réalisées. De même, retenir les talents représente un vrai challenge pour les entreprises : ne sous-estimez pas la phase de formation et de développement de ces talents !

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