Où établir sa société ? Comment bien choisir ?

Dans le cadre d’une création d'entreprise, le choix du lieu où établir sa société peut sembler secondaire pour certain.e.s et devenir un véritable parcours du combattant pour d’autres.

Le lieu d'établissement

Il est en fait déterminant d'établir sa société de façon stratégique pour deux raisons essentielles :

l’emplacement conditionne en grande partie la réussite du projet de création d’entreprise, par les interactions et opportunités qu’il génère (avec les client.e.s, les partenaires…)
la prise en bail des locaux choisis peut représenter un engagement financier conséquent en fonction de l’activité exercée : il s’agit parfois de s'engager sur une longue durée (jusqu'à 9 ans)

Pour les activités soumises au droit d’établissement (celles pour lesquelles une autorisation d’établissement du Ministère de l’Economie est requise) qui peuvent être de nature libérale, commerciale, industrielle ou artisanale, la question de la concordance avec les critères du droit d’établissement est importante.

La loi du 2 septembre 2011 rappelle ainsi, entre autres, que les locaux choisis doivent être adaptés à la nature et à la dimension de l’activité exercée. Par exemple, il sera difficile d’envisager de monter un restaurant dans un espace de 30m²… Alors que cette surface peut largement suffire à une activité de conseil. Au-delà de ces aspects, le degré de sécurité et d’accessibilité des locaux est tout aussi important, puisque les documents importants de l’entreprise (comptabilité, gestion RH, …) sont censés être archivés au siège social.

Comment choisir où établir sa société - illustration

Définir des critères de choix pour établir sa société

Choisissez votre emplacement en classant vos opportunités grâce à des critères. Voici quelques éléments qui vous aideront à affiner votre stratégie :

la visibilité
le type de zone (commerciale, résidentielle, etc)
la clientèle
la concurrence
l’accessibilité
l’attractivité
l’évolution urbanistique (chantiers futurs, projets de construction)
le loyer et/ou le coût de l’investissement en cas de transformation
la configuration des locaux et ses installations techniques

D'autres critères peuvent entrer en ligne de compte pour bien établir sa société :

votre besoin de flexibilité, si vous êtes plutôt nomade et fréquemment en déplacement
votre besoin d’échange avec une communauté d’entrepreneur.e.s, si vous êtes un.e solo entrepreneur.e et ne voulez pas rester isolé.e
votre vision à long terme, si vous envisagez de développer une équipe assez rapidement et/ou d’étendre votre business

Les types d’emplacement professionnel

Une fois ces critères listés, vous pouvez envisager différentes options : location d’un dedicated desk au sein d’un espace de co-working, d’un bureau au sein d’un business center classique, d’une surface commerciale avec ou sans espace de stockage, d’un local multimodal au sein d’un incubateur spécialisé, d’un espace de restauration avec cuisines aménagées…

Pour votre recherche, pensez à consulter le portail de la Chambre immobilière et sa plateforme d’annonces¹.

Si vous exercez dans un domaine technologique ou dans un secteur de pointe qui nécessite l’accès à des ressources matérielles spécifiques (imprimantes 3D, halls industriels, etc.) ou à une expertise particulière (competence center), pensez à explorer la piste des incubateurs spécialisés tels que le Technoport ou Paul Wurth Incub.

Établir sa société à domicile : bonne ou mauvaise idée ?

Si beaucoup d’entrepreneur.e.s qui travaillent essentiellement avec leur matière grise ont naturellement tendance à s’orienter vers l’option de leur domicile pour lancer leur activité tout en limitant les coûts, dans la pratique, quelques vérifications et précautions d’usage s’imposent.

Pour les propriétaires de leur logement, il existe quelques limitations d’ordre fiscal :

Bëllegen Akt

Lors de l'acquisition d’une habitation privée, peut être octroyé un crédit d’impôt de maximum 20.000 € sur les droits d’enregistrement et les droits de transcription. Ce crédit d’impôt est - entre autres - lié à l’engagement de l’acquéreur/se :

d’occuper personnellement l'immeuble dans les 2 ou 4 années (bien ancien vs bien neuf) à compter de la date de l’acte notarié et pendant une période ininterrompue de 2 années au moins à compter de l’enregistrement à la commune
de ne pas l’affecter à un autre usage que l’habitation personnelle pendant cette période
de rembourser le montant de l’abattement en cas de non-respect des conditions
de déclarer par écrit à l’AED, dans un délai de 3 mois, toute cession ou tout changement de l’affectation de l’immeuble concerné

Une fois la durée d’occupation dépassée, les propriétaires sont libres de disposer de leur bien comme ils l’entendent.

Dans le cas où une personne souhaite utiliser le bien pour un usage professionnel avant la fin de la durée d’occupation de 2 ans, elle doit contacter le bureau des actes civiles ayant enregistré l’acte notarié d’acquisition, en les informant sur le pourcentage du bien qui sera affecté à l’activité professionnelle.

TVA logement

Sont concernés les travaux dans le cadre d’une création ou de la rénovation d'un logement au taux super-réduit de 3% au lieu de 17%, à condition qu'il soit affecté à des fins d'habitation principale, soit directement dans son propre chef, soit indirectement dans le chef d'un tiers.

Si, dans les 2 ans, l’affectation change (à partir du 1er janvier de l’année d’achèvement des travaux), il y a lieu de rembourser la totalité de l'avantage fiscal avec intérêts au taux légal à compter du jour de son octroi.

Si la surface de l’activité professionnelle ne dépasse pas 25% de la surface totale, il n’y a en principe pas lieu de rembourser l’avantage fiscal, cette utilisation accessoire étant tolérée. Si vous êtes dans ce cas, une notification est à effectuer au plus tôt, toujours auprès de l’AED, pour un maximum de transparence. Cette dernière vous apportera la confirmation requise.

Par contre si la surface professionnelle dépasse les 25% de la surface totale, il a lieu de rembourser l’avantage fiscal pour l’ensemble de la partie allouée à l’activité professionnelle. Par exemple, une personne qui souhaite utiliser 50% de son habitation personnelle pour son activité professionnelle devra alors rembourser 50% des 14% de TVA économisées précédemment.

Impôt foncier

L’impôt foncier risque d’être modifié selon l’importance de la surface octroyée à l’activité professionnelle : si la surface professionnelle représente moins de 20% de la surface totale, en principe l’immeuble ne change pas d’affectation.

Il existe en effet différentes affectations (surface à usage d’habitation, mixte, commercial, …).

En cas de questions, vous pouvez contacter les personnes en charge des autorisations de bâtir de votre commune ou l’Administration des Contributions Directes - Division des évaluations immobilières.

En plus, le requérant-locataire devra obtenir un accord de son propriétaire, de sa co-propriété et vérifier que cela n’est pas en contradiction avec le PAG de sa commune (idem pour le propriétaire).

Aide au logement, prime d’acquisition

Ne sont pas compris au titre de cette aide les caves, garages et greniers, les ateliers, surfaces commerciales ou autres dépendances professionnelles.

Lorsque l’acquéreur/se déclare ou envisage de déclarer son siège social à son adresse privée, il ou elle doit ainsi introduire une demande en amont auprès du Guichet Unique des Aides au Logement avec tous les détails à l’appui (surface allouée à l’activité etc.).

Une Commission se réunit de manière hebdomadaire pour analyser les demandes au cas par cas et définir si tout ou partie de la surface est exclue du périmètre de cette aide.

illustration - choisir où établir sa société

Astuces

Enfin, quelques bonnes pratiques qui s’appliquent à tout locataire : obtenir l’accord écrit de son ou sa propriétaire et/ou de sa copropriété en amont, pour prévenir tout conflit juridique.

Pour finir, chaque entrepreneur.e, locataire ou propriétaire, est invité à vérifier que le projet visé n’est pas en contradiction avec les règles d’urbanisme applicables à la zone concernée (PAG). Il est recommandé de poser la question au service urbanisme de votre commune avant d'établir votre société. Cette vérification ne représente pas un gros investissement en temps et vous permettra d’avancer avec sérénité dans vos démarches ou de rebondir si la faisabilité n’est pas confirmée.

Bonne recherche de l’emplacement idéal à tous !

Besoin d’aide ?

La House of Entrepreneurship de la Chambre de Commerce est le point de contact national dédié aux futur.e.s entrepreneur.e.s et dirigeant.e.s établis. Les (futur.e.s) entrepreneur.e.s peuvent contacter la House of Entrepreneurship dans l’optique de concrétiser leur projet de création/reprise d’entreprise ou d’être mis.e en contact avec les structures et partenaires pertinents.

Pour aller plus loin :

1 : plateforme d'annonces / 2 : Administration de l'Enregistrement et des Domaines