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Les bonnes astuces d’entrepreneur.e : la rédaction des factures

Quelle impression vous donne une facture sur laquelle ne figurent pas les coordonnées bancaires du ou de la prestataire ? Ou une facture indiquant une date d’échéance de paiement antérieure à la date de livraison du produit ou du service ? Si vous êtes câblé.e comme moi – car oui, ces deux exemples sont réellement arrivés, entre autres – vous risquez de douter d’emblée du professionnalisme de l’auteur/trice de cette facture, pas vrai ? Alors, évitons ces petits déboires qui peuvent vous décrédibiliser en tant qu’entrepreneur.e en suivant les conseils avisés de professionnel.le.s d’une fiduciaire.

Pourquoi émettre des factures en bonne et due forme ?

Au Luxembourg, toute personne, structure commerciale ou société assujettie ou non à la TVA doit émettre une facture en cas de vente de produits ou de services. Le fond et la forme de votre facture permettront de :

  • Disposer des pièces comptables liées à votre chiffre d’affaires
  • Mentionner le montant prévu pour la TVA et donc d’effectuer vos déclarations de TVA auprès de l’administration compétente
  • Pouvoir effectuer les démarches liées à tout recouvrement de créances

Pour cela, votre facture doit comporter différentes informations à ne surtout pas omettre, selon son ou sa destinataire (B2B ou B2C).

Checklist : les éléments indispensables à mentionner

Les mentions obligatoires

  • La société ou le/la prestataire de service doit clairement être identifiable. A cette fin, indiquez chacun des éléments ci-dessous :
  • La dénomination commerciale et raison sociale
  • La forme juridique
  • L’adresse du siège social
  • La mention de votre profession et votre numéro d’autorisation d’établissement
  • Votre numéro d’identification RCS/LBR
  • Votre numéro de TVA Intracommunautaire LU
  • Les produits vendus ou les prestations de services doivent être décrits clairement, quantifiés et leur prix unitaire mentionné hors TVA
  • Votre client.e doit également être identifié.e
  • N’oubliez pas la date de vente du produit fini ou de la prestation de service, ainsi que la date d’établissement de la facture
  • Le numéro de facture identifiant de manière unique la facture éditée
  • La date d’échéance, c’est-à-dire la date de paiement attendue

L’identification de votre client.e

En B2B : si votre client est un.e professionnel.le

La société cliente luxembourgeoise ayant son siège social au Luxembourg (donc soumise à la TVA luxembourgeoise) doit être mentionnée simplement en destinataire de la facture (nom commercial, forme juridique, adresse).

La société cliente étrangère (hors du Grand-Duché du Luxembourg) doit être mentionnée précisément : nom commercial, raison sociale, forme juridique, adresse du siège social, numéro de TVA intracommunautaire.

Le numéro de TVA intracommunautaire est propre à chaque pays, il est composé du code pays (par exemple LU pour le Luxembourg, FR pour la France, BE pour la Belgique, etc.) et d’une série de chiffres. Il est individuel et délivré pour chaque entreprise par l’administration fiscale du pays de domiciliation de l’entreprise. Cette indication est indispensable lors d’une transaction B2B entre deux sociétés étrangères car le taux de TVA applicable dans ce cas est de 0%. La validité d’un numéro de TVA intracommunautaire européen peut être vérifiée ici.

En B2C : si votre client est un particulier

Son identité personnelle doit également être mentionnée (nom, prénom, adresse) et le taux de TVA est toujours applicable. La mention des données du ou de la client.e est importante, surtout en cas de procédure de recouvrement.

Les recours en cas de non-paiement

Le concept de la facture acceptée

Par principe, toute facture non contestée dans un bref délai (la jurisprudence indique 4 à 8 semaines) est considérée comme acceptée par le/la client.e bénéficiaire du service ou du produit facturé.

Les délais de paiement

  • En cas d’absence d’échéance de paiement sur votre facture émise, le délai de paiement est fixé au 30ème jour suivant la réception de marchandises ou exécution de la prestation.
  • Tout délai de paiement non respecté, qu’il soit mentionné ou non, peut engendrer une procédure de recouvrement avec application de taux d’intérêt légal de non-paiement.
  • Les taux d’intérêt légaux de non-paiement, s’ils ne sont pas mentionnés sur votre facture, sont tout de même applicables et sont déterminés comme suit :
  • Si votre client.e est un.e professionnel.le (B2B) : le taux d’intérêt légal applicable est fixé par la Banque Centrale Européenne et publié chaque semestre au Mémorial B.
  • Si votre client.e est un.e consommateur/trice, autrement dit, un.e particulier.e (B2C) : alors le taux d’intérêt légal applicable est fixé par le Règlement Grand-Ducal et publié chaque année au Mémorial A.

Les voies de recours au Luxembourg

Dans le cas d’un non-paiement identifié, la voie de recours la plus efficace et la moins onéreuse est de présenter votre dossier auprès du Juge de Paix ou du Tribunal d’Arrondissement compétent (selon le siège ou le domicile du débiteur, mais il doit dans ce cas être domicilié au Luxembourg).

Pour un recours auprès du Juge de Paix :

  • La créance doit être inférieure à 15.000€
  • Le/la client.e peut être un.e professionnel.le ou un.e particulier.e
  • Il est préférable d’avoir effectué les rappels et mises en demeure de paiement préalables
  • Il faut pouvoir apporter la preuve de la créance, notamment grâce à une facture émise en « bonne et due forme »

Le formulaire de recours auprès du Juge de Paix est téléchargeable ici.

Pour un recours auprès du Tribunal d’Arrondissement :

La créance doit être supérieure à 15.000€. Le créancier peut procéder par voie d’assignation devant le tribunal d’arrondissement et donc convoquer le débiteur, et le tribunal rendra ensuite une décision. Les informations et formulaires sont consultables sur ici.

Vous voilà paré.e pour émettre des factures parfaites !

Nous vous recommandons de vous rapprocher d’une fiduciaire si vous souhaitez plus de précisions et sachez que nyuko peut vous mettre en relation avec des expert.es en cas de besoin. N’hésitez pas à nous contacter et à en faire la demande à votre coach nyuko !

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