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L’autorisation d’établissement : décryptage

Tout entrepreneur qui s’apprête à se lancer se pose la question des autorisations gouvernementales nécessaires à la mise en oeuvre de son entreprise. En effet, le législateur luxembourgeois soumet en principe toute activité commerciale, artisanale ou industrielle à l’obligation d’une autorisation dans le cadre d’une loi  dite d’établissement.

L’autorisation délivrée par le Ministère de l’Économie s’appelle « autorisation d’établissement ». Sous le terme « établissement », comprenez l’exercice régulier et durable d’une activité définie dans le droit d’établissement. Si cette activité est exercée régulièrement et durablement au Luxembourg, l’entreprise qui l’exerce doit s’établir sur le territoire luxembourgeois et diriger ses affaires à partir d’un établissement fixe. Dans cet article, nous détaillerons le formulaire de demande d’autorisation d’établissement, qui est indispensable pour faire de son projet une réalité.

Le formulaire principal lié à une demande en autorisation d’établissement est intitulé « demande d'autorisation d'établissement et notification y relative ».

Informations personnelles

Sur la première page, décrivez avec précision l’activité que vous voulez exercer et  indiquez vos coordonnées personnelles ainsi que votre matricule de sécurité sociale.Attention, si vous indiquez vos coordonnées, c’est que vous êtes bien le futur porteur de l’autorisation avec un lien réel avec l’entreprise en tant qu’exploitant, dirigeant, actionnaire ou salarié. Vous êtes donc le demandeur du point de vue du Ministère de l’Economie.

La section en gris « ancienne autorisation / nature de la modification » ne vous concerne pas.

Sur la deuxième page, indiquez le statut du porteur de l’autorisation (vous !), c’est à dire si vous allez être actionnaire, associé ou salarié dans l’entreprise.

Informations sur votre entreprise

Si vous connaissez déjà l’adresse de votre future entreprise, son siège devra être noté en page 2.

Très souvent, le  siège de l’entreprise est le même que le lieu d’exploitation. Cela peut aussi ne pas être le cas. Par exemple : mon siège administratif est déclaré chez moi à Mersch, mais ma boutique physique, l’espace de vente que je loue, se situe à Luxembourg. Dans ce cas, les deux adresses distinctes devront figurer dans le formulaire. Une adresse de siège d’entreprise ne pourra jamais être une boîte postale simplement.

Notez que le Ministère de l’Economie vous adressera ses courriers au siège de l’entreprise, c’est pourquoi il est important de bien renseigner l’adresse de celui.

Specificités par type d’entreprise

Si vous avez choisi de créer une société commerciale, c’est-à-dire si c’est une personne morale (Sàrl, SA…) qui pilotera vos activités, le nom (appelé « raison sociale ») de votre future société doit aussi y être inscrit. Nous vous rappelons qu’il est possible de consulter la disponibilité d’un nom de société sur le portail du RCSL-LBR1, ce qui est généralement fait par le notaire, sauf pour la Sàrl-s.

Si vous avez déjà constitué votre société et que vous demandez maintenant l’autorisation d’établissement, indiquez directement le numéro de matricule officiel de la société en dessous du nom de la société. Les deux façons de faire sont possibles. Attention, pour la Sàrl-s, la procédure est légèrement différente et il n’y a pas de matricule à indiquer, uniquement le nom de la société qui doit correspondre au nom figurant dans les statuts de la Sàrl-s.

Les indépendants, aussi appelés « entreprises individuelles » ou « freelances », n’ont aucun nom de société à indiquer puisqu’il n’existe pas de personne morale. Le champ « En cas d'établissement sous forme d'une société commerciale » doit donc rester vide.

Enfin, le demandeur qui soumet son dossier sans encore avoir un lieu connu doit cocher la case « à définir/adresse non-connue ».

Dans ce cas précis, si le reste du dossier est complet et recevable, le Ministère de l’Ecomomie émettra un accord de principe et le demandeur devra, une fois son lieu trouvé, envoyer la preuve d’un espace professionnel répondant aux prérequis du droit d’établissement. Cette preuve sera soit la copie d’un contrat de bail, d’une lettre de mise à disposition d’un bureau ou d’un certificat de résidence.

Pour plus de détails sur le choix du lieu, merci de vous référer à l’article dédié ici.

Dernière ligne droite !

En page 3, nous recommandons de cocher la case « oui » sous la section validation. Ceci autorise le Ministère à faire des vérifications complémentaires auprès d’autres administrations, par exemple vérifier l’existence d’impayés en matière de TVA. Si vous cochez non, vous devrez vous-même apporter des preuves supplémentaires éventuelles.

Enfin, pensez bien aux pages 4 et 5 : en page 4, il faudra dater le formulaire. En page 5, veillez à bien le signer !

Démarches en ligne

Pour finir, quelques astuces pratiques sur le téléchargement du formulaire et l’envoi du dossier au  Ministère de l’Economie.

Le formulaire que nous avons passé en revue ensemble est disponible en téléchargement sur le portail entreprises guichet.lu, rubrique « demande d’autorisation d’établissement ». Le document remplissable est proposé dans une version Adobe PDF interactive. Il faudra avoir téléchargé la dernière version d’Adobe, puis télécharger et enregistrer le fichier sous votre desktop pour pouvoir l’ouvrir et le remplir.

Le document rempli, signé, daté et accompagné de toutes les autres pièces requises, dépendants de vos activités peut ensuite être envoyé par voie postale à l'adresse figurant dans le coin droit du formulaire. Nous recommandons de l’envoyer avec accusé de réception dans une enveloppe unique.

Il est possible aussi de faire votre demande complète via l’assistant digital MyGuichet.lu.

Le formulaire sera directement intégré à la démarche en ligne et une signature électronique vous permettra de valider votre demande. Si vous optez pour cette solution, il faudra disposer d’un produit Luxtrust pour sécuriser vos démarches et vous devrez créer votre espace personnel au préalable. Si vous n’avez pas encore de produit Luxtrust, rendez-vous sur luxtrust.lu.

Attention, durant la période covid-19, les dossiers de demande ne sont plus acceptés par email.

Vous savez maintenant comment remplir le formulaire principal de votre dossier ! Si vous avez encore des doutes, la House of Entrepreneurship pourra répondre à vos questions.

Besoin d’aide ?

La House of Entrepreneurship de la Chambre de Commerce est le point de contact national dédié aux futurs entrepreneurs et dirigeants établis. Les (futurs) entrepreneurs peuvent contacter la House of Entrepreneurship dans l’optique de concrétiser leur projet de création/reprise d’entreprise ou d’être mis en contact avec des structures et partenaires pertinents.

Pour aller plus loin : 
1 : RCS-LBR

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