L’autorisation d’établissement : décryptage

Tout.e entrepreneur.e qui s’apprête à se lancer se pose la question des autorisations gouvernementales nécessaires à la mise en oeuvre de son entreprise. En effet, le législateur luxembourgeois soumet en principe toute activité commerciale, artisanale, industrielle et certaines professions libérales à l’obligation d’une autorisation dans le cadre d’une loi dite d’établissement.

L’autorisation délivrée par le Ministère de l’Économie s’appelle « autorisation d’établissement ». Sous le terme « établissement », comprenez l’exercice régulier et durable d’une activité définie dans le droit d’établissement. Si cette activité est exercée régulièrement et durablement au Luxembourg, l’entreprise (la personne dite « indépendante » / « entreprise en nom propre » ou la société (p.ex. une S.à r.l. (-s) ou S.A.) qui l’exerce doit s’établir sur le territoire luxembourgeois et diriger ses affaires à partir d’un établissement fixe. Dans cet article, nous détaillons pour vous le formulaire de demande d’autorisation d’établissement, qui est indispensable pour faire de votre projet une réalité.

Le formulaire principal lié à une demande d'autorisation d’établissement est intitulé « demande d'autorisation d'établissement (y inclus la déclaration sur l'honneur) ».

Informations personnelles

Activité visée par la demande

Dans ce champ, décrivez avec précision l’activité que vous voulez exercer si vous avez choisi de remplir le formulaire téléchargeable en version PDF. Dans le cas où vous remplissez le formulaire en ligne, vous devrez cocher votre activité parmi une liste d’activités proposées.

Projet dans le cadre de l'initiative "Start Your Business" (ADEM)

Si vous participez au parcours « Start Your Business », organisé par l’ADEM, veuillez cocher la case « Oui » sous cette rubrique. Dans le cas contraire, cochez « Non ».

Veuillez noter que si vous percevez des indemnités de chômage versées par l’ADEM, celles-ci ne sont en principe pas cumulables avec l’obtention d’une autorisation d’établissement (en dehors du parcours « Start Your Business »). Veuillez contacter votre conseiller ADEM le cas échéant, afin d’avoir plus d’informations sur ce parcours avant de demander votre autorisation d’établissement.

Modification de l’autorisation existante

Cette section ne vous concerne pas en cas de création d’entreprise nouvelle, elle concerne les personnes qui souhaitent notifier un changement au niveau d’une autorisation d’établissement existante. Veuillez donc ne rien compléter.

Coordonnées du propriétaire de l’entreprise / dirigeant de la société)

Dans cette section, veuillez indiquer vos coordonnées personnelles ainsi que votre matricule de sécurité sociale luxembourgeoise, si vous en avez une. Attention, si vous indiquez vos coordonnées, c’est que vous êtes bien le/la futur.e porteur/se de l’autorisation avec un lien réel avec l’entreprise en tant que propriétaire, si vous créez une entreprise individuelle, ou en tant que mandataire social (= dirigeant inscrit comme tel au Registre de Commerce et des Sociétés – www.lbr.lu), s’il s’agit d’une société. Vous êtes donc le ou la demandeur/se du point de vue du Ministère de l’Economie.

Informations sur votre entreprise

En page 2, vous devrez compléter soit la section « 2a. Demande en nom propre / personnel » si vous souhaitez créer une entreprise individuelle, soit la section « 2b. Demande en nom de la société » si vous créez une société. Si vous connaissez déjà l’adresse de votre future entreprise, son siège devra être dans la section correspondante.

Demande en nom propre / personnel

Concernant la section « 2a. Demande en nom propre / personnel », les indépendant.e.s, aussi appelés « entreprises individuelles » ou « freelances », n’ont aucun nom de société à indiquer puisqu’il n’existe pas de personne morale. Il faut donc simplement indiquer l’adresse. Il sera cependant possible d’enregistrer une enseigne commerciale sur le portail du RCSL-LBR (www.lbr.lu) lors de l’enregistrement de l’entreprise individuelle commerciale.

Demande en nom de la société

Concernant la section « 2b. Demande en nom de la société », veuillez inscrire le nom de votre société. Nous vous rappelons qu’il est possible de consulter la disponibilité d’un nom de société sur le portail du LBR.lu, ce qui est généralement fait par le notaire, sauf pour la S.à. r.l.-s.

Très souvent, le siège de la société est le même que le lieu d’exploitation. Mais cela peut aussi ne pas être le cas. Par exemple : votre siège administratif est déclaré chez vous à Mersch, mais votre boutique physique, l’espace de vente que vous louez, se situe à Luxembourg-ville. Dans ce cas, les deux adresses distinctes devront figurer dans le formulaire (rubriques « adresse du siège social » et « adresse d’exploitation »).

Précisions concernant l’adresse

Veuillez noter qu’une adresse de siège d’entreprise ne pourra jamais être une boîte postale simplement et doit constituer un véritable siège réel et physique adapté à l’exercice de l’activité projetée (au minimum un bureau).

Notez que le Ministère de l’Economie vous adressera ses courriers au siège de l’entreprise, c’est pourquoi il est important de bien renseigner l’adresse de ce dernier.

Enfin, le ou la demandeur/se qui soumet son dossier sans encore avoir un lieu de siège d’entreprise connu doit cocher la case « A définir (pas encore connue) » (disponible que l’on effectue une demande en nom propre / personnel ou en nom de la société).

Dans ce cas précis, si le reste du dossier est complet et recevable, le Ministère de l’Economie émettra un « accord de principe » et le/la demandeur/se devra, une fois son lieu trouvé, envoyer la preuve d’un espace professionnel répondant aux prérequis du droit d’établissement au ledit Ministère. Cette preuve sera soit la copie d’un contrat de bail, d’une lettre de mise à disposition d’un bureau ou d’un certificat de résidence.

Pour plus de détails sur le choix du lieu, vous pouvez vous référer à l’article dédié ici.

Dernière ligne droite !

Accès de la Direction des classes moyennes

En page 2, nous recommandons de cocher la première case sous la section « 3. Accès de la Direction des classes moyennes ». Ceci autorise le Ministère à faire des vérifications complémentaires auprès d’autres administrations. Par exemple : vérifier l’existence d’impayés en matière de TVA. Si vous cochez « non », vous devrez vous-même apporter les preuves supplémentaires éventuelles.

Déclaration sur l’honneur

En page 3 se trouve la déclaration sur l’honneur visant à informer si, pendant les trois années précédant la demande, vous avez eu une fonction managériale ou une influence / un contrôle sur d’autres entreprises, que ce soit en Luxembourg ou à l’étranger. Lisez bien les quatre différentes possibilités à cocher en fonction de votre historique professionnel, indiquez les entreprises concernées dans le tableau (le cas échéant) et n’oubliez pas de dater et signer le formulaire !

Démarches en ligne

Pour finir, quelques astuces pratiques sur le téléchargement du formulaire et l’envoi du dossier au Ministère de l’Economie.

Le formulaire que nous avons passé en revue ensemble est disponible en téléchargement sur le portail entreprises guichet.lu, rubrique « demande d’autorisation d’établissement ». Le document remplissable est proposé dans une version Adobe PDF interactive. Il faudra avoir téléchargé la dernière version d’Adobe, puis télécharger et enregistrer le fichier sur votre desktop pour pouvoir l’ouvrir et le remplir.

Le document rempli, signé, daté et accompagné de toutes les autres pièces requises en fonction de vos activités, peut ensuite être envoyé par voie postale à l'adresse figurant dans le coin droit du formulaire. Nous recommandons de l’envoyer avec accusé de réception dans une enveloppe unique.

Il est aussi possible de faire votre demande complète via l’assistant digital MyGuichet.lu. Le formulaire sera directement intégré à la démarche en ligne et une signature électronique vous permettra de valider votre demande. Si vous optez pour cette solution, il faudra disposer d’un identifiant Luxtrust ou eIDAS (identité numérique européenne) pour sécuriser vos démarches et vous devrez créer votre espace personnel au préalable. A noter qu’un produit Luxtrust est indispensable si les démarches électroniques à réaliser sont soumises à signature électronique. Si vous n’avez pas encore ce produit, rendez-vous sur luxtrust.lu. Attention, si vous remplissez le formulaire en ligne via MyGuichet.lu, la déclaration sur l’honneur est à télécharger et à remplir séparément, vous la trouverez en bas de cette page.

Vous savez maintenant comment remplir le formulaire principal de votre dossier ! Si vous avez encore des doutes, la House of Entrepreneurship pourra répondre à vos questions.

Besoin d’aide ?

La House of Entrepreneurship de la Chambre de Commerce, en partenariat avec le Ministère de l’Economie et de la Chambre des Métiers, est le point de contact national dédié aux futur.e.s entrepreneur.e.s et dirigeant.e.s établi.e.s. Les (futur.e.s) entrepreneur.e.s peuvent contacter la House of Entrepreneurship dans l’optique de concrétiser leur projet de création/reprise d’entreprise, d’être accompagnés lors du démarrage de leur activité, ou d’être mis.e.s en contact avec les structures et partenaires pertinents. Les dirigeants établis