Visioconférence : les 4 axes clés pour mettre les chances de votre côté

Le principe de visioconférence est devenu une nouvelle norme. A priori faciles à appréhender, on se rend compte après quelques faux pas qu’il y a des bonnes pratiques à mettre en place avant votre prochain rendez-vous, que ce soit avec un potentiel partenaire important, des financeurs, votre équipe ou même d’éventuels prospects… Voici les 4 grands axes à creuser. A vos claviers !

Face au succès du sujet, nous vous avons préparé une vidéo pour illustrer les éléments principaux. Les détails sont dans l'article dessous !

Préparer une visioconférence

Eh oui, pour préparer un rendez-vous vidéo il ne faut pas uniquement se concentrer sur vos propos ! Il est essentiel de prendre en compte l’environnement dans lequel se déroulera l’entrevue :

Le fond

Vous serez très certainement chez vous, mais ce n’est pas une raison pour exposer votre interlocuteur(trice) à vos photos de vacances ou à la vue de votre salon en désordre… Faites le tour de votre logement pour trouver le meilleur endroit : idéalement un mur uni, sans élément qui pourrait distraire votre/vos interlocuteur(trice)(s).

L’éclairage

Pas besoin d’avoir du matériel professionnel pour un bon éclairage ! Veillez surtout à ce que la personne puisse vous voir correctement pour faciliter les échanges, donc idéalement la source de lumière ne devra pas se tenir derrière vous ou sur un côté. Si c’est en journée, attention aux variations du soleil. Si c’est en soirée, l’idéal est un éclairage doux général, à tester avant l’heure de votre visio-conférence.

Les interruptions

Prévoyez autant que possible de vous isoler dans un endroit au calme où vous pourrez parler sans être interrompu(e), que ce soit par des bruits extérieurs (la sonnette, des travaux dans la rue, la machine à laver en plein essorage, etc.) ou par des apparitions intempestives de membres de votre foyer ! Un panneau « ne pas déranger » sur la porte de la pièce peut aider.

La tenue

Si cela risque de durer un moment, prévoyez une chaise ou un fauteuil confortable pour éviter de perdre votre concentration à vous repositionner. Et désolée, mais vous affaler sur votre canapé n’est pas une option !

écran présentant le déroulement d'une visioconférence

Du matériel de qualité pour une visioconférence réussie

Ça peut paraitre évident, mais ça ne l’est pas forcément… Combien de fois avez-vous rejoint une réunion en ligne pour vous rendre compte qu’un micro ne fonctionnait pas, ou qu’une personne n’arrivait pas à se connecter ? Veillez donc à tout tester avant, quitte à démarrer une visioconférence fictive avec une personne de votre entourage. Il/elle sera d’ailleurs probablement plus exigeant(e) !

Le wifi est-il assez puissant ? Le micro est-il bien réglé ? Le son suffisant ? Y a-t-il de l’écho ? Êtes-vous plus à l’aise en utilisant un casque ? Si vous avez des documents à montrer, savez-vous où est l’option pour les partager ? S’ouvrent-ils correctement dans l’application ? Etc.

Prévoir un plan B

De même, soyez proactif et envisagez un plan B : si votre connexion saute, où pourrez-vous trouver du wifi (des cafés à proximité par exemple) ? Si l’application utilisée n’est temporairement pas disponible, quelle sont les alternatives ? Si les documents ne s’affichent pas sur l’écran de certains participants, pouvez-vous les envoyer par mail ? Etc. Réfléchir en amont à ce genre de questions vous permettra de ne pas stresser si la situation se produit, et rassurera vos interlocuteurs sur votre capacité à gérer les risques.

Adoptez les bons réflexes

Vous vous apprêtez à tenir une conversation, même à distance. Gardez donc en tête quelques fondamentaux pour faciliter les échanges :

Il est plus aisé de parler à une personne qui n’est ni trop près, ni trop loin : la distance idéale avec votre caméra devrait vous montrer des épaules à la tête.
La caméra doit être à hauteur des yeux pour garder l’attention de votre interlocuteur, comme pour un rendez-vous physique. N’hésitez pas à surélever votre ordinateur ou votre téléphone si besoin. Vérifiez que votre éventuel montage est stable également Pour ceux et celles d’entre vous qui utilisent un double écran, veillez à garder votre conversation sur le bon écran, celui dont vous utilisez la caméra.
Comme pour un rendez-vous classique, ayez le réflexe de couper vos notifications sur votre ordinateur et votre téléphone ! Cela évitera les bruits intempestifs, mais également des moments potentiellement gênants si vous partagez votre écran et que des notifications privées s’affichent…
Par ailleurs, je vais casser un mythe : cela se voit si vous faites autre chose pendant le rendez-vous, même si vous n’en avez pas l’impression ! Ayez du respect pour la personne de l’autre côté de l’écran et gardez vos autres tâches pour la suite de votre journée.
S’il y a plusieurs intervenants, coupez votre micro quand vous ne parlez pas. Cela évitera d’éventuelles perturbations sonores inutiles.
Cela n’empêche pas de garder les bons réflexes des réunions classiques : préparez vos points en amont, soyez à l’heure, présentez-vous pro activement si vous ne connaissez pas encore tous les intervenants, ayez de quoi écrire à portée de main, prévoyez de quoi boire si la réunion s’éternise, envoyez un compte rendu si c’est pertinent, etc.

présentation de matériel pour réaliser une visioconférence

Tenez-vous prêt

Une fois tous ces réglages et vérifications effectués, je vous recommande vivement de les noter dans un coin pour pouvoir les reproduire rapidement et ne pas être pris(e) au dépourvu si on vous propose une visioconférence à l’improviste ! Vous marquerez des points, même inconsciemment, si tous ces aspects sont maitrisés.

J’espère que ces recommandations vous permettront d’arriver préparé(e) et serein(e) à vos prochains meetings à distance !