Evitez ces 5 erreurs comptables !

La gestion financière de votre entreprise est en quelque sorte le poumon de votre activité. Sans elle, vous ne pouvez plus respirer ! Pourtant, la comptabilité et la facturation effraient bon nombre de futur.e.s et jeunes entrepreneur.e.s. En vous informant au préalable, en vous formant et en vous entourant de professionnel.le.s qualifié.e.s, vous éviterez des écueils ultérieurs, synonymes de perte de temps et d’argent.

Pour une fois, on vous partage donc des mauvaises habitudes. À vous d’éviter ces pièges !

1. Ne pas estimer son prévisionnel

Même si cela peut être un exercice difficile, vous devez toujours vous « projeter » financièrement avant de prendre la décision de vous lancer. C’est indispensable ! Définir votre prévisionnel vous permet d’évaluer à la fois vos besoins mais aussi la viabilité de votre projet. Vous devez vous poser des questions simples autour des ressources financières nécessaires pour lancer et maintenir votre activité.

Pour mener cette réflexion, faites le point sur :

• vos obligations financières professionnelles : loyer d’un éventuel local, assurances, achat de marchandises, sous-traitance, salaires, etc.
• et vos obligations financières personnelles : crédit, loyer de votre logement, budget dédié à vos dépenses personnelles/familiales, etc.

Ceci afin d’évaluer le revenu minimum nécessaire à atteindre pour que vous puissiez couvrir l’ensemble de vos charges (personnelles et professionnelles).

Cet exercice de projection vous permet de définir un objectif et un délai pour tester votre projet entrepreneurial.

2. Ne pas prévoir de trésorerie

Les premières années d’une entreprise peuvent être des périodes délicates, financièrement parlant. Lancer une activité qui soit rentable prend du temps. C’est tout à fait normal ! Il est fortement recommandé de prévoir suffisamment de trésorerie pour tenir le délai que vous vous êtes fixé précédemment en attendant que votre activité ne décolle. Gardez au minimum trois mois de charges d’avance. Sans cette sécurité vous risquez de vous sentir stressé.e si les contrats ne s’enchainent pas, accepter des collaborations par obligation, et finalement vous mettre dans une situation très compliquée.

3. Mal gérer ses encaissements

La trésorerie est le nerf de la guerre ! Les impayés ou encore une facturation inadaptée peuvent mettre en danger votre activité.

Voici quelques bonnes pratiques partagées par des entrepreneur.e.s établi.e.s :

• Si vous avez de la séniorité dans votre domaine et une certaine organisation, préférez les forfaits au tarif horaire pour vous garantir une trésorerie saine et rassurante
• Envoyez vos factures/devis après en avoir discuté en face à face avec votre client.e
• Préférez plusieurs client.e.s plutôt qu’un.e seul.e ! Gardez en tête qu’un.e client.e qui vous ramène 30% ou plus de votre chiffre d’affaires (CA) vous met en danger puisque cela signifie que vous êtes trop dépendant.e de lui/elle
• Prévoyez des plans de relance en cas de facture impayée (il existe des outils de relance automatique : Leanpay par exemple)
• Sollicitez la Justice de paix pour les factures impayées inférieures ou égales à 15.000 euros, et le président du tribunal d’arrondissement territorialement compétent (Diekirch ou Luxembourg) selon le domicile du débiteur pour les factures impayées supérieures à 15.000 euros. Préférez les paiements avant la fin des prestations (ou même avant la prestation si c’est envisageable selon votre secteur d’activité) et les systèmes d’acomptes.

4. Ne pas se faire conseiller/aider

Être un.e bon.ne entrepreneur.e c’est savoir s’entourer. Si vous optez pour le statut d’indépendant.e, vous pouvez tout à fait réaliser la comptabilité vous-même. Néanmoins, si vous ne vous sentez pas à l’aise avec cette expertise, faites appel à un.e professionnel.le.

Voici quelques conseils pour bien choisir son comptable :

• Référez-vous aux avis Google (en gardant un esprit critique bien sûr !) et renseignez-vous auprès d’autres entrepreneur.e.s
• N’hésitez pas à choisir un.e comptable qui a l’habitude de travailler avec votre type d’entreprise/secteur
• Renseignez-vous bien sur le mode de facturation du cabinet comptable. Soyez attentifs/ves aux « petites lignes » et aux coûts cachés. Par exemple : si vous écrivez à votre comptable avec une question, sa réponse sera-t-elle facturée ? Oui, cela arrive ! Alors, renseignez-vous bien avant de vous engager. C’est d’ailleurs valable pour tout type de prestataire.
• Choisir un comptable c’est également une question de confiance et de feeling. Il vous appartient de vous faire votre propre opinion. À cette fin, n’hésitez pas à rencontrer plusieurs comptables avant de vous décider.

Un autre coup de pouce : vous pouvez également consulter notre article concernant les questions à poser à votre comptable.

5. Ne pas se former à la gestion d’entreprise

Il n’est pas nécessaire d’être comptable ou juriste pour lancer une entreprise. Mais il est très fortement recommandé d’en savoir un minimum sur la gestion d’entreprise afin de respecter ses obligations comptables, en fonction de son statut. Voici quelques éléments à maîtriser :

• Le fonctionnement de la TVA : la TVA est à reverser à partir d’un certain montant de chiffre d’affaires (CA). Attention donc à la garder sur un compte ! Vous pouvez également demander une franchise de TVA en fonction de votre chiffre d’affaires.
• Comprendre un bilan comptable, savoir le lire et en interpréter les résultats
• Comprendre et suivre certains indicateurs :
• le chiffre d’affaires: le CA permet de se projeter sur les ventes à réaliser sur une année en général, il se calcule sans la TVA de la manière suivante CA (HT) = prix de vente (HT) x quantités vendues.
• Le bénéfice: beaucoup d’entrepreneur.e.s confondent CA et bénéfice. Pour calculer le bénéfice, on prend le montant de CA (HT) et on soustrait l’ensemble des charges de l’entreprise. Si le chiffre d’affaires excède les charges, vous réalisez des bénéfices, sinon vous travaillez à perte.
• la trésorerie: ce qu’il reste réellement sur votre compte une fois toutes vos dépenses effectuées. Donc, ce qui est disponible pour développer l’entreprise. Bien sûr, vous pouvez aussi choisir d’utiliser l’argent des bénéfices pour réaliser des investissements. A vous de doser !
• les retards de paiement: il est important de chiffrer et de suivre tous les retards de paiement afin de mener des relances adéquates. Attention, en fonction de votre modèle d’affaires, le cumul des retards de paiement peut vous mener à des situations compliquées... Par exemple, si vous payez des marchandises à un prestataire au moment de la livraison et que vos client.e.s censé.e.s payer directement lors de l’acquisition de ces marchandises ont du retard, la situation peut rapidement devenir très tendue pour vous.
• les créances des client.e.s: dans la même logique, vous devez également suivre et chiffrer les créances de vos client.e.s, autrement dit, les factures qu’ils ne vous ont pas réglées.

Mettez en place une routine pour conserver et suivre vos factures et tous les éléments nécessaires à votre comptabilité. Avoir une bonne hygiène administrative ça s’apprend et ça peut s’avérer salutaire, croyez-en notre expérience de plus de quinze ans au service des entrepreneur.e.s !

Vous pouvez également vous former auprès de la House of Training par exemple pour « démystifier » ce sujet qui peut faire peur mais qui est néanmoins essentiel ! Nous avons également créé un module en ligne consacré au business plan qui vous forme sur l’utilité de le produire selon vos besoins et vous guide pas à pas dans sa rédaction.